Status projektu powinien pokazywać faktyczny etap pracy. Reguła automatyzacji może wspierać jego zmianę po zamknięciu zadania albo zakończeniu akceptacji.

Dzięki temu zespół otrzymuje aktualniejszy obraz postępu, a osoby nadzorujące szybciej zauważają etap wymagający uwagi.

Zacznij od procesu, który regularnie obejmuje te same etapy: utworzenie zadania, przypisanie osoby, wykonanie pracy, sprawdzenie rezultatu i zamknięcie. Określ odpowiedzialność oraz warunek przejścia do następnego kroku.

• wybierz zadania powtarzające się w kolejnych projektach;
• wskaż osoby wykonujące i akceptujące pracę;
• ustal zdarzenie uruchamiające kolejny etap.

Po zamknięciu jednego etapu następne zadanie może zostać utworzone zgodnie z ustalonym przebiegiem. Przykładowo, po przygotowaniu materiału rozpoczyna się kontrola, a po jej zakończeniu praca trafia do publikacji lub wdrożenia.

Takie powiązanie etapów pomaga zachować kolejność działań i ogranicza ryzyko pominięcia następnego kroku.

Jeśli projekt wymaga decyzji kilku osób, przypomnienia mogą wspierać obsługę zadań oczekujących na wykonanie lub akceptację. Nie trzeba wtedy ręcznie sprawdzać każdego etapu.

Rozdziel przygotowanie, weryfikację i zatwierdzenie, aby odpowiedzialność była jasna, a każda osoba wiedziała, kiedy przejąć pracę.

Automatyzuj powtarzalne działania, ale zaplanuj także sytuacje nietypowe. Ustal, co dzieje się po odrzuceniu zadania, przekroczeniu terminu lub prośbie o poprawki.

Jasne reguły wyjątków zapobiegają przekazaniu pracy dalej, gdy poprzedni etap nie został faktycznie zaakceptowany.

Nie zaczynaj od automatyzowania całego projektu. Wybierz jeden często powtarzany proces, sprawdź jego działanie, a następnie dodawaj kolejne reguły.

Takie wdrożenie ułatwia zespołowi zrozumienie zmian i pozwala ocenić, czy automatyczne zadania, przypomnienia oraz statusy odpowiadają rzeczywistej pracy.